Aprenda a se preparar para uma reunião com cliente

Um dos momentos mais importantes para quem tem uma empresa ou trabalha de forma autônoma é o da reunião com cliente. A ocasião é fundamental para que o profissional apresente uma boa imagem, feche parcerias interessantes e faça seu trabalho crescer.

Por isso, muitas pessoas ficam na dúvida sobre como se preparar para esse tipo de reunião. Se esse é o seu caso, não se preocupe: confira as dicas que separamos para você enfrentar esse desafio!

1. Conheça o cliente

Para que você fique bem preparado para uma reunião, é essencial conhecer bem o cliente. Atualmente, isso é bem fácil: as redes sociais (como o LinkedIn e o Facebook) e o site da empresa ajudam bastante na tarefa. Por meio desses canais, é possível conhecer a estrutura organizacional, os objetivos, o dia a dia e os profissionais da empresa.

Por isso, não se prenda a um mesmo modelo de apresentação para todos os clientes: personalização é uma das chaves do sucesso. Adapte-se conforme o segmento de atuação, as metas, as necessidades e os desafios da empresa.

Ao mesmo tempo, não dê a impressão de que você vasculhou cada pormenor da vida do cliente: o importante é indicar que você sabe do que está falando e que fez o dever de casa.

Com essa estratégia, você demonstra profissionalismo, interesse e conhecimento. Além disso, por meio da pesquisa prévia, pode propor soluções inovadoras e criativas conforme cada cliente.

2. Atente-se à sua imagem

Há quem diga que “imagem é tudo”. Certamente, trata-se de um exagero: não há imagem que dê conta de sustentar um trabalho que vai se revelando ruim com o tempo. Mas, isso não significa que podemos deixar esse aspecto de lado!

Imagem é, sim, fundamental. No caso de uma reunião com cliente, pode fazer bastante diferença. Afinal, o contato presencial entre ambas as partes serve, entre outros propósitos, para que vendedor e cliente se conheçam melhor, cada vez mais.

Fique atento à sua imagem e se vista profissionalmente para a ocasião. De partida, você deixa claro o seu compromisso com o trabalho e a seriedade do seu serviço, aumentando suas chances de fidelizar o cliente.

3. Saiba apresentar seu trabalho

Para você provar que é um profissional competente e qualificado, não basta ter bom currículo, conhecimentos avançados e vasto portfólio: é preciso demonstrar tudo isso na apresentação. Em outras palavras, você deve saber vender o seu peixe.

Muitos profissionais capacitados acabam perdendo pontos em reuniões de trabalho por não se atentarem para a importância da apresentação. O sucesso de um encontro com cliente depende não só de ter conhecimento, experiência e criatividade — mas, de exibir todas essas qualidades. Logo, é indispensável saber o que falar, como falar, quando falar.

Portanto, a dica é: prepare uma ótima apresentação do seu trabalho. Seja objetivo, claro e cativante. Uma tática é falar de situações desafiadoras e exemplos de sucesso: assim, você impressiona o cliente ao expor situações concretas do seu cotidiano. Imagens e gráficos também são uma boa pedida.

Se você gosta de usar slides, nada de textos grandes: escreva frases curtas e diretas, em tópicos.

4. Planeje o tempo da reunião com cliente

Hoje em dia, vivemos uma correria sem fim. No mundo dos negócios, cada minuto é precioso. Por isso, ao se preparar para uma reunião com cliente, preocupe-se não apenas em falar bem e apresentar seu trabalho de forma assertiva, mas com o tempo total do encontro.

Isso é importante para que você exponha seus serviços sem correria e garanta também um tempo de conversa com o cliente. Conhecê-lo melhor será um passo importante para a continuidade da relação e para o planejamento futuro. Mais ainda, você demonstra que está preocupado em ouvir o que ele tem a dizer.

A recomendação é que, ao agendar a reunião, verifique o tempo de disponibilidade do cliente e desenhe o encontro de acordo com a resposta. Reserve um tempo para falar, para ouvir o cliente, para fazer e responder perguntas e para planejar o próximo encontro.

5. Controle a ansiedade

Mesmo para quem sabe falar em público, o momento da reunião com cliente pode ser muito desafiador: afinal, trata-se do pontapé inicial para uma possível relação de negócios. E isso deixa muitas pessoas angustiadas.

Mas, calma! Para que você tenha um bom desempenho, é importante se manter tranquilo a fim de se apresentar bem, debater com propriedade e negociar de maneira equilibrada.

Para combater a ansiedade, são muitas as estratégias possíveis. Dentre elas, estão:

• treinar a apresentação, gravando sua fala e vendo o que pode ser melhorado;
• pensar positivamente, mirando o sucesso e acreditando em si mesmo;
• respirar fundo, tanto para se tranquilizar antes do encontro quanto na hora de falar;
• memorizar bem a fala de abertura, que é o momento no qual o nervosismo está no ápice e em que há mais chances de dar um branco;
• alimentar-se de frutas cítricas, ótimas para reduzir o estresse.

6. Prepare o material

Para o vendedor, é motivo de desespero perceber, na hora da reunião, que algum material importante foi esquecido. Para o cliente, esse é um fator que deixa uma má impressão. Dependendo da importância do item deixado para trás, o evento pode até ser cancelado.

Sendo assim, planeje com antecedência e atenção cada objeto que deverá ser levado ao compromisso. Notebook, tablet, pen drive, caderno, caneta, materiais gráficos de exemplo, brochuras de apresentação, carregadores e gravadores, dentre outros, não podem ser esquecidos.

Ter tudo à mão garante que a reunião com cliente irá fluir sem problemas e ainda deixa claro que você é organizado e preparado.

7. Mostre que você é diferenciado

Falando em materiais para levar à reunião com cliente, uma boa ideia para você se apresentar de forma objetiva e, ao mesmo tempo, marcante, é investindo em certos itens que podem impressionar o cliente.

Ao se preparar para o compromisso, separe cartões de visita atualizados, informativos e de design aprimorado. Leve também brindes personalizados, tais como canetas, marca-páginas, blocos de nota, adesivos ou bottons.

Dessa forma, você deixa uma boa impressão e ainda mostra ao cliente que é diferenciado! Se o brinde tiver alguma relação com o trabalho que você faz, pode servir ainda para exibir a qualidade do seu serviço.

Seguindo essas dicas, sua reunião com cliente será um sucesso! Gostou do nosso post? Compartilhe nas suas redes sociais e ajude os amigos a se prepararem também!